En la actualidad, los clientes son más exigentes, sus necesidades van desde la búsqueda de mejores precios, mayor calidad, las últimas innovaciones hasta el aseguramiento de la sustentabilidad de la operación con la que se manufacturan o distribuyen los bienes o servicios que adquieren y la clave radica en la estrategia de abastecimiento.
También las empresas enfrentan la presión competitiva en los mercados, por lo que se encuentran en una exploración constante de la reducción de costos e incremento en la innovación de la mano de los avances tecnológicos. Esa búsqueda ha llevado a muchas organizaciones a establecer procesos más eficientes y transparentes, los cuales generan cambios importantes en las estructuras organizacionales, aplicaciones e infraestructura tecnológica dentro del modelo operativo de las cadenas de suministro, principalmente con respecto al abastecimiento.
El abastecimiento ha dejado de ser el proceso transaccional-operativo que se encargaba principalmente de la gestión de órdenes de compra en una compañía. Hoy cumple un rol más estratégico-táctico, que hace frente a la complejidad del día a día, permitiendo no sólo la reducción de costos, sino también una mejora de relaciones comerciales con proveedores, una administración superior del riesgo y una mayor capacidad de innovación.
Dependiendo del sector, una empresa necesitaría un incremento de, aproximadamente, el 30 por ciento de las ventas para tener un impacto similar en la rentabilidad al que se obtendría si se reduce, aproximadamente, un 5 por ciento de los costos en adquisiciones.
Las organizaciones que se encuentran estableciendo dichos cambios lo hacen a sabiendas de que, sin una implementación de estrategias y procedimientos efectivos –así como la adopción de las tecnologías adecuadas–, podrían enfrentarse a una operación reactiva, compleja y posiblemente ineficiente.
Modelos integrales de abastecimiento
Cuando se considera la importancia que tienen los gastos con terceros dentro de las operaciones de las organizaciones –los cuales, dependiendo del sector, pueden llegar a representar entre el 30 al 60 por ciento de la estructura–, los ciclos integrales de abastecimiento cobran mayor relevancia.
Éstos utilizan un enfoque integral que logra abarcar desde el requerimiento de las compras necesarias para transformar bienes o insumos, hasta el proceso de selección de proveedores y las actividades de pago a los mismos.
Estos modelos integrales tienes tres etapas: la estratégica, que permite la definición de estrategias de compra según la relevancia del bien o servicio a adquirir y las características del mercado proveedor; la táctica, centrada en la captura de ahorros; y la operativa, orientada al mantenimiento de dichos ahorros.
ACTIVIDADES ESTRATÉGICAS DEL CICLO INTEGRAL DE ABASTECIMIENTO
- Analizar lo que se compra por categoría, proveedor, unidad de negocio, etcétera
- Identificar oportunidades de estandarización de especificaciones que permitan obtener mayor valor en modelos de abastecimiento
- Entender las características del mercado proveedor para las categorías que son más relevantes para la empresa
- Definir estrategias de compra diferenciadas, que reflejen la importancia que tiene determinada categoría para la empresa, así como las características de los proveedores en el mercado en que opera
Este ciclo también involucra el desarrollo de actividades más transaccionales y operativas que requieren de un manejo de la forma más eficiente posible de manera que se liberen recursos para enfocarse en las actividades estratégicas mencionadas anteriormente.
- Gestión de contratos que reflejen adecuadamente las mejores condiciones “ganar-ganar” con proveedores.
- Desarrollo de relaciones con proveedores que permita evaluar constantemente el desempeño y alineación de éstos con la estrategia de la empresa.
- Ejecución de actividades administrativas-financieras que abarquen desde la gestión de las órdenes de compra, la recepción de los bienes y servicios, a la recepción y pago de facturas a proveedores, teniendo el balance adecuado en el capital de trabajo.
La aplicación de este ciclo lleva a una integración entre el área de compras, la de cadena de suministro y finanzas, que trabajarán de manera integral y coordinada, convirtiéndose en una red interactiva de operación ágil, controlada y transparente.
Procesos de abastecimiento de la mano de tecnologías emergentes
La tecnología es necesaria a lo largo de todo el ciclo integral de abastecimiento para la toma de decisiones y el desarrollo de actividades estratégicas, pero es, sin duda, fundamental en la parte operativa, donde entran en juego muchos procesos repetitivos y transaccionales. En este sentido, es importante identificar apropiadamente el tipo de soporte tecnológico que agregue mayor valor a la organización.
Las herramientas de Analytics, por ejemplo, son muy útiles cuando se requiere apoyo en la evaluación del nivel y tipo de gasto que se lleva a cabo, sobre la cual se definen las estrategias de compra diferenciadas.
Por otro lado, tecnologías de gestión documental agregan valor cuando se requiere manejar grandes volúmenes de contratos, además de otras herramientas más avanzadas que permiten identificar “fugas”, cuando no se aplican los términos contractuales en las operaciones diarias.
Si nos referimos a actividades transaccionales, una de las herramientas que puede lograr que las empresas vean mejoras o reducciones en sus costos es el uso de Robotic Process Automation (RPA, por sus siglas en inglés), software que permite eficientar procesos estandarizados y repetitivos para enfocar el talento humano en actividades de mayor valor, brindándoles a las compañías flexibilidad y agilidad en sus procesos.
El uso de estas tecnologías permite reducir en forma significativa el tiempo que toma realizar ciertas actividades, así como el nivel de errores, automatizando determinados controles y, por ende, fortaleciendo la transparencia y la confianza, es decir, alinea costos e, incluso, estimula la innovación.
La implementación de un ciclo integral de abastecimiento y los beneficios, en términos operativos y de costos, que puede brindar a las empresas, les permite mantenerse competitivas en un mundo regido por constantes presiones, para lograr mayor eficiencia.
Al conseguir minimizar esfuerzos aislados a través de la aplicación de las mejores prácticas, ejecutables y alcanzables, se pueden obtener beneficios tangibles para el cliente que son esenciales en el éxito de las organizaciones.
Con base en los resultados logrados en experiencias previas, la aplicación integral de un ciclo de abastecimiento trae beneficios importantes a las empresas: una mejora en el capital de trabajo de entre el 10 y el 25 por ciento, una estandarización de procesos y reducción de tiempos ciclo de entre el 10 y el 50 por ciento, así como una reducción de costos de entre el 5 y el 10 por ciento.
MÁS BENEFICIOS DE LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL EN EL ABASTECIMIENTO
Capacidades tecnológicas
- Disponibilidad automática y en tiempo real de datos y conclusiones clave que promuevan la toma de decisiones acertadas
- Mejora y simplificación de la comunicación a lo largo de la organización
Procesos, organización y personal
- Mayor eficiencia, flexibilidad y agilidad en los procesos, permitiendo una mayor colaboración entre los diferentes actores clave dentro y fuera de la empresa
- Optimización de la utilización del personal enfocándolo más en actividades estratégicas que agregan valor
Negocio
- Mayor rentabilidad y competitividad
- Mayor capacidad de respuesta a cambios en el mercado
En definitiva, las organizaciones que pretendan ser líderes en sus mercados deberán dar la importancia que merece al proceso de abastecimiento, aplicando iniciativas de transformación como las mencionadas. Las áreas de adquisiciones que son exitosas bajo dicho ciclo están mejor posicionadas para elevar su rol dentro de la empresa, al convertirse en un socio de negocio que agregue mayor valor a la empresa y permita que la estrategia se implemente de la forma más eficiente posible.
¿Quién es Carlos Zegarra?
Es socio líder de Management Consulting en PwC México. Cuenta con más de 19 años de experiencia en ayudar a las empresas a alinear su estrategia con sus operaciones guiando el proceso de transformación desde la definición hasta la ejecución del nuevo modelo operativo.
