UKG: «brecha tecnológica responsable de carga administrativa»

UKG (Ultimate Kronos Group), proveedor global de soluciones de HCM, nómina, prestación de servicios de RH y administración de la fuerza laboral, anunció hoy que una brecha tecnológica entre las organizaciones en México está causando una carga administrativa innecesaria, ausencias y horas extras no planificadas, alta rotación y una falta de conocimiento de la administración de la fuerza laboral.

«Hay una clara necesidad de una solución moderna de gestión de la fuerza laboral para proporcionar a las organizaciones de México una visión más precisa de su fuerza de trabajo y mejorar sus resultados», dijo Gabriel Alvarado, vicepresidente y director general de América Latina y el Caribe de UKG.

«Los profesionales de Recursos Humanos y Operaciones están ejecutando procesos manuales para el tiempo, la asistencia y la planeación que una solución moderna puede liberarlos para centrarse en tareas más críticas para el negocio. Los líderes deben dar un paso adelante en sus iniciativas de transformación digital, incluyendo la tecnología de recursos humanos, para mejorar la experiencia de los empleados, impulsar la mejora continua, lograr la máxima eficiencia y productividad, aumentar los márgenes de rentabilidad y asegurar la continuidad del negocio», comentó el directivo.

Los hallazgos de UKG son el resultado de una investigación solicitada a URANIO Investigación y Desarrollo de Conceptos, S.C., que examinó el estado actual de la gestión de la fuerza laboral en México y buscar entender los principales retos y oportunidades para las organizaciones. 

Mientras que sólo la mitad (51 %) de las empresas en México dicen haber avanzado en sus iniciativas de transformación digital, no han priorizado esos esfuerzos hacia la tecnología de administración de la fuerza laboral – ya que sorprendentemente un 60 % no utiliza una solución automatizada para la programación, el 45 % da seguimiento manual a los datos de la fuerza laboral, y más de una cuarta parte (27 %) no tiene un sistema automatizado para gestionar el tiempo y la asistencia.

A partir de esa revelación, UKG definió tres desafíos principales a los que se enfrentan las organizaciones como resultado de la brecha tecnológica en la administración de la fuerza laboral, que afecta a las personas, la productividad, la eficiencia, el costo y la ventaja competitiva en general.

1 Las prácticas de programación anticuadas y la falta de tecnología provocan costos de horas extras

El 60 % de las empresas encuestadas que no utilizan una solución automatizada para la programación,  al desglosarlo por sector, se detecta que en la gran mayoría de cada industria carece de una solución de programación automatizada con 100 % en Servicios, 88 % en retail y 86 % en logística y distribución. 

Esta falta de tecnología sale a la luz cuando se pregunta por sus prácticas de programación, ya que casi la mitad (41 %) de las organizaciones que no tienen una solución automatizada dicen que crean manualmente los horarios cada semana, restando tiempo y atención a los proyectos de negocio críticos.

Esta visión inexacta de la mano de obra, unida al tiempo que se emplea cada semana en crear manualmente los horarios (aproximadamente 12 horas), ha llevado a un ciclo vicioso de ineficacia y falta de productividad que se pone de manifiesto en las conclusiones de esta encuesta sobre las horas extras. 

La asombrosa mayoría (94 %) de los fabricantes recurre al uso de horas extras, que según las organizaciones es una acción casi automática por ausencia no planificada para muchas industrias. Casi dos tercios (61%) de las empresas de este sector manejan entre el 10% y el 30% de tiempo extra mensual, del cual, más de una cuarta parte (26%) corresponden a «horas extras triples». 

Aunque las horas extras son una práctica habitual y, en algunas situaciones, una necesidad, el hecho de no tener visibilidad de los datos de la nómina adecuadamente para supervisarlas y controlarlas puede suponer una costosa fuga de gastos laborales y dar lugar a acuerdos adicionales no formales.

2 El ausentismo interrumpe el funcionamiento de la operación y afecta la productividad de los empleados

Mientras que sólo el 16 % de las organizaciones dicen no conocer su tasa de ausentismo, ese problema aumenta cuando se analizan los distintos sectores que dependen de una programación justa y precisa para atender a los clientes: el 38 % de la industria de retail, el 28 % de logística y distribución, el 17 % de los servicios y el 11 % de la industria manufacturera dicen no saber o no hacer un seguimiento de su índice de ausentismo.

Sin conocimiento del ausentismo, cuando se presenta una ausencia no planificada, más de la mitad (51 %) de las organizaciones afirman que distribuyen el trabajo entre los empleados que trabajan ese día, una práctica que puede ser perjudicial para la experiencia de los empleados y puede conducir a una baja de motivación en el equipo, al agotamiento, a más ausencias no planificadas e incrementar la rotación de personal.

La segunda práctica más habitual para hacer frente a las ausencias imprevistas es pagar a los empleados horas extras para que hagan el trabajo, algo que hacen por defecto el 43 % de las empresas de logística y distribución, el 37 % de las de manufactura y el 17 % de las de servicios. Los costos excesivos de las horas extras pueden provocar un aumento del gasto, riesgos de incumplimiento y el agotamiento de los colaboradores.

3 La falta de visibilidad de los indicadores de rotación. 

Tener una visión clara de la tasa y la causa de la rotación de personal en una organización es extremadamente importante para formular estrategias para desarrollar y retener el talento y seguir siendo competitivos en el mercado. En México, casi una cuarta parte (23 %) de las organizaciones dicen que manejan una tasa de rotación de personal de entre el 10 % y el 30 % anual.

Medir el grado de rotación mensual puede dar visibilidad a diversos problemas que se producen en la organización. Los encuestados indicaron: 

• 30 % de tasa de rotación mensual en el retail (25 %) y logística (14 %),
• 20 % de la tasa de rotación mensual en servicios (17 %), y
• el 10% mensual en manufactura (19%). 

Estos indicadores pueden proporcionar información sobre la necesidad de mejorar los procesos, el rendimiento y la satisfacción general de los empleados para servir mejor a la empresa. La investigación reveló que los principales motivos de rotación por industria son: 

• Búsqueda de un mejor salario – 56 % en servicios, 47 % en logística y distribución, 
• Problemas familiares – 44 % en retail, y
• Terminación involuntaria por exceso de ausencias – 30 % en la industria manufacturera.