El must para logística y cadena de suministro ante COVID19

Gerardo Brehm, director de Marketing y Relaciones Institucionales de GS1 México, comparte una lista práctica para gestionar la logística y cadena de suministro ante la emergencia sanitaria por COVID19.

Gestión de los almacenes, transportistas y operadores de camión 

1. Divida las actividades del almacén al separar las áreas que están en contacto con el entorno externo como recepción de mercancías y envío, de las otras áreas como almacén, picking y otros servicios, además de evitar cualquier intercambio de personal. Evite el acceso de colaboradores de otros departamentos como producción, marketing y finanzas y/o personas ajenas al almacén.
2. Los operadores a cargo de la recepción y envío de mercancías, así como los conductores, deberán usar máscaras protectoras adecuadas y guantes desechables al momento de intercambiar documentos y/o productos. Después de cada contacto, se aconseja lavarse las manos con agua y jabón abundantes, o en su defecto, poner a disposición del personal dispensadores de gel antibacterial. 
3. Al igual que lo que hacen actualmente los hospitales, coloque elementos divisores como cintas, cuerdas, postes o unifilas para separar, al menos a 1 metro de distancia, a la persona que entrega de la que recibe los documentos y/o mercancías. Además, permita el acceso a los conductores que entren al almacén de uno en uno.
4. Si existe una sala de espera para los choferes, coloque cada dos sillas un cartel con la leyenda «por su seguridad, no se siente aquí». De esta manera, los conductores no podrán sentarse uno al lado del otro, ya que habrá una silla vacía que los separará.
5. Al descargar y cargar mercancías, los conductores deberán usar correctamente máscaras faciales; si no cuentan con ellas, rechace aceptar la carga ponga a su disposición las mascarillas, lo cual creará un círculo virtuoso. Por otra parte, algunas compañías han puesto cajas para que los transportistas dejen los documentos enviados.
6. Cuando sea posible, organice al personal en turnos separados y no modifique sus horarios; no le dé al personal la posibilidad de cambiar sus turnos. Por ejemplo, puede crear dos turnos para que las personas que trabajan en cada uno nunca se encuentren, incluso durante el cambio de turnos.
7. Al comienzo del turno, verifique la temperatura corporal de los trabajadores con termómetros electrónicos, para comprobar si tienen una temperatura alta.
8. Durante los turnos, los trabajadores no deben intercambiar herramientas como montacargas, carros, escáneres de códigos de barras, dispositivos manuales y terminales (handheld) para crear documentos de envío. Antes de elegir o almacenar cualquier herramienta y equipo, deben desinfectar las partes que entran en contacto con el cuerpo de los colaboradores como agarres, mangos, manijas o volantes. Proporcione productos de limpieza y antibacteriales al personal para este objetivo.
9. Antes de comenzar o finalizar un turno, o al cambiar de actividades, lávese las manos con agua abundante (preferentemente caliente) y jabón.
10. Evite cualquier actividad innecesaria como verificaciones de inventario, limpieza realizada por personal externo, proyectos no esenciales, reuniones y juntas presenciales, a menos que estén dirigidas a manejar la emergencia en curso.
11. Siempre que sea posible, realice ciclos de desinfección semanales para almacenes, oficinas y habitaciones en general.

Cadena de suministro y prevención

1. Evite las reuniones en persona y reemplácelas por sesiones telefónica o en línea. Actualmente, existen varias soluciones para lograrlo como Cisco Webex, Hangouts de Google, Teams de Microsoft o Zoom.  Si no es posible evitar las reuniones en persona, limite el número de participantes y asegúrese de mantener entre ellos la distancia de seguridad de al menos un metro, así como respetar un espacio libre de mínimo un metro de la mesa donde están sentados.
2. Aumente el tamaño de la ordenes de reabastecimiento, al hacer pedidos más grandes, pero evitando la acumulación innecesaria de existencias. Por ejemplo, si se duplica el tamaño de los pedidos, se debe reducir la frecuencia de envío de las mercancías a la mitad, lo que disminuirá el riesgo de propagación de coronavirus.
3. Esto se aplica a la logística y a cualquier otro departamento de la organización: los trabajadores con síntomas, incluso insignificantes, de gripe, deben quedarse en casa.  Tenga en cuenta que los empleados de logística a menudo se extienden más allá de sus límites, por lo que es probable que quieran seguir trabajando a pesar de sentirse mal, especialmente si se les paga de acuerdo con las tarifas por hora.
4. Para cooperativas y trabajadores temporales: contrate nuevos trabajadores solo si esto es absolutamente necesario y realice los controles de salud apropiados a los colaboradores de nuevo ingreso. 
5. Priorizar los envíos dirigidos a hospitales, centrales de abasto, cadenas comerciales y áreas geográficas más afectadas (países y/o regiones). También priorice los envíos de productos y medicamentos utilizados para tratar a las personas infectadas por COVID19. Al hacer esto, maximice la velocidad de entrega incluso si esto implica costos más altos. En general, se debe dar prioridad al suministro de bienes esenciales y de emergencia como alimentos, fármacos y material quirúrgico.
6. Siempre que sea posible, todos los empleados que trabajan en el departamento de logística y distribución deben hacer home office, lo que reduce la probabilidad de propagar el virus a los trabajadores que deben estar en sitio y no pueden trabajar desde casa.
7. Suspenda todas las formas de compartir el automóvil o camiones. Escalone las llegadas del personal para reducir la posibilidad de contacto dentro de áreas gran afluencia de trabajadores (entradas, torniquetes, registro y vestidores, entre otros).
8. Reduzca los pagos realizados a la entrega de productos. Si esta forma de pago es inevitable, prefiera, de ser posible, los pagos con tarjetas de crédito a los pagos en efectivo.  
9. Cierre todos los comedores y aliente el servicio de entrega de alimentos directamente a las oficinas. De esta manera se reduce el riesgo de contagio, se apoya la economía local y se incentiva el uso de apps de entrega como Rappi, Sin Delantal y Uber Eats.
10. Capacite a su personal sobre estas precauciones y monitoree constantemente su aplicación rigurosa, siendo un modelo a seguir para su personal.

11. Estas acciones probablemente reducirán la productividad de la organización en un 15-20%, sin embargo, aumentarán la entrega y compromiso de la plantilla laboral, así como reforzar su imagen positiva y reputación ante sus audiencias. Además, los gerentes deben estar listos para trabajar horas extras y turnos adicionales para administrar efectivamente los picos de fin de mes.

12. Apoye a su equipo en esta fase crítica de la pandemia de Coronavirus; proporcione información y comunicaciones claras y exhaustivas, escuche sus sugerencias e inquietudes. El «sentido de pertenencia a la comunidad» hace que las personas se sientan emocionalmente cercanas, aunque estén físicamente distantes.
13. Adopte un enfoque de comunicación proactivo y transparente con todas sus audiencias. Por ejemplo, con los sindicatos, accionistas o comunidad, compartiendo con ellos los esfuerzos que usted y su empresa están haciendo para reducir el riesgo de propagación de COVID19 y las mejores prácticas que está implementando.

¿Quién es Gerardo (gbrehm@gs1mexico.org)?

Padre de dos hijos, practicante del triatlón, amante de la parrilla y con gusto por los legos y rompecabezas. Gerardo es licenciado en Publicidad y Mercadotecnia por el Centro de Estudios en Ciencias de la Comunicación. Cuenta con un diplomado en Marketing e Innovación por el Tec de Monterrey y más de 20 años de trayectoria en GS1 México.