¿Conoces el nivel de madurez de tu almacén?

Ana María Cabrales, gerente de Marketing de Portafolio y Soluciones, Zebra Technologies LATAM.

Aunque parecieran estar en las sombras de los negocios y sean poco visibles para los consumidores, los almacenes y/o bodegas son, sin lugar a duda, el corazón de cualquier compañía y el motor que permite a las empresas operar para brindar su promesa de servicio a los clientes.

Es en este espacio donde se llevan a cabo procesos fundamentales para los negocios como el ingreso de mercancía, la gestión de inventarios, la selección de productos para las órdenes recibidas, el alistamiento de paquetes y salida eficiente de los mismos.  

Por esta razón es posible decir que, si los negocios esperan proyectar un crecimiento en sus pedidos y, por ende, en sus ingresos, deben también visualizar el desarrollo y la optimización de su centro de operaciones más importante: las bodegas o espacios de almacenamiento.

Con el fin de apoyar a las empresas en este proceso de evolución, Zebra Technologies desarrolló un modelo conocido como el “Modelo de Madurez del Almacén”, el cual ayuda a los negocios a identificar en qué etapa de madurez se encuentra su almacén y cuáles son los pasos que deben seguir para avanzar al siguiente nivel. ¿Ya identificó en qué fase se encuentra su negocio? Podrá descubrirlo a continuación. 

Etapa 0

Si su mano de obra todavía utiliza papel y lápiz para sus operaciones, como, por ejemplo, el conteo de inventario, el alistamiento y/o registro de entrega de pedidos, entre otros, su negocio aún no ha comenzado ni siquiera a avanzar en un modelo de desarrollo eficiente que beneficie a su empresa.

Si su compañía se encuentra en esta fase, es muy posible que sus tomadores de decisión todavía tengan dudas con respecto a una necesaria inversión tecnológica, ya sea por falta de información o por el mito de los altos costos que se generarían en su implementación. Sin embargo, es muy posible que su negocio esté enfrentando problemas como la desconexión de flujos de trabajo, diferencias en la información compartida entre colaboradores, brechas de visibilidad, puntos ciegos en el inventario, errores en los pedidos e incumplimiento en las órdenes, entre muchos otros. Estos inconvenientes generan grandes costos que podrían reducirse con la adopción adecuada de tecnología. Si desea ver un incremento en sus ventas y satisfacción en sus clientes, debe salir de esta fase lo más pronto posible.

Etapa I

Si hacemos un análisis del desarrollo de las operaciones de las empresas en América Latina, seguramente encontraremos que la mayoría de ellas se encuentran en esta etapa. Dentro de esta fase, encontramos negocios que ya decidieron emprender el camino hacia la modernización de sus almacenes y adquirieron la tecnología adecuada para mejorar la productividad individual de sus trabajadores.

Es acá donde encontramos a empleados de la primera línea identificando mercancía, estanterías, paquetería, etc., con códigos de barras, ya sea 1D o 2D, y capturando información que se hace visible en tiempo real para una mayor trazabilidad de las operaciones.

En esta fase, las compañías utilizan impresoras térmicas de códigos de barras de escritorio o móviles, escáneres ultrarresistentes y computadores móviles robustos, con funcionalidades y herramientas que optimizan la administración de los dispositivos y protegen la información. Igualmente, para una rápida adopción de la tecnología, los equipos utilizados usualmente son basados en el sistema operativo Android, que ofrece una experiencia de usuario sencilla y familiar para todos.

Etapa II

Es importante que los negocios no piensen que, por adquirir tecnología para sus trabajadores, ya cuentan con un almacén o bodega moderna y flujos sin fricciones. No basta con tener la tecnología adecuada, pues ésta debe ser optimizada al máximo. Dentro de esta fase, los operarios están dotados con soluciones vestibles y accesorios que maximizan la capacidad de la tecnología, aumentando la velocidad de las operaciones. Algunos ejemplos pueden ser los monitores empresariales para colgar en la cabeza, las computadoras robustas vestibles o escáneres anillo con bluetooth.

Igualmente, las empresas que se encuentran en la etapa II del modelo de maduración, se preocupan no solo por optimizar la productividad y eficiencia individual de sus colaboradores, sino también de todo su equipo de trabajo. Éstas unifican la comunicación de sus equipos de trabajo para optimizar los flujos, eliminando las brechas entre las diferentes operaciones. Esto lo logran a través de herramientas que habilitan las comunicaciones de pulsar para hablar o telefonía IP, haciendo de los dispositivos una especie de walkie talkie o celular, para mejorar así la conectividad. 

Etapa III

Aunque hasta hace un par de años podía parecer una tendencia lejana, en la actualidad más empresas le están apostando a eliminar por completo las brechas de visibilidad de sus operaciones a través de la implementación de tecnología RFID en sus almacenes.

Por medio de la identificación de activos con tags RFID y utilización de dispositivos con lectores para esta tecnología, los negocios están alcanzando una eficiencia sin precedentes, reduciendo tiempos de operación, costos y recursos enfocados en tareas distintas a actividades que generen valor al cliente.

Lo anterior gracias a la captura masiva de datos de manera orientada. Igualmente, dentro de esta etapa, se encuentran las compañías que utilizan soluciones de proximidad basadas en beacons que alertan cuando hay dos trabajadores enfocados muy cerca en un mismo proceso. Esto, además de apoyar la eficiencia de las operaciones, puede llegar a ser vital en épocas de pandemia como la que estamos viviendo este año.

Etapa IV

En esta fase se ubican las empresas que están implementando RFID, pero para obtener una visibilidad generalizada. Diferente a la etapa anterior, donde se logra una captura de datos masiva de forma orientada de una tarea específica, en esta fase, gracias a la implementación de antenas RFID en diferentes puntos de los almacenes, los negocios pueden realmente expandir sus capacidades de trazabilidad de los procesos y de control de todo lo que sucede dentro de la bodega. 

De la misma forma, en esta etapa cuatro, los negocios sacan el mejor provecho de la información capturada en tiempo real, a través de plataformas de análisis de datos que pueden no solamente anticipar los siguientes pasos de un proceso, sino que ofrece la posibilidad de responder con decisiones acertadas para la excelencia de la operación. Lo anterior es conocido como Analítica Predictiva con la cual las empresas pueden adelantarse a ciertos escenarios, estimando la probabilidad de un resultado futuro, basado en patrones de comportamientos históricos. 

Etapa V

Esta es la etapa más avanzada del modelo de madurez de los almacenes. Si bien en esta fase se encuentran las compañías más reconocidas a nivel mundial, no quiere decir que es exclusiva para grandes empresas.

Los negocios que se encuentran en este punto tienen todo su almacén digitalizado y automatizado. Además, a través del uso de reglas y algoritmos de aprendizaje automático, son capaces de detectar patrones tanto de eficiencia como de anomalías en la operación para prescribir una acción correctiva y optimizar los resultados.

Tendencias como la Inteligencia Artificial (IA), Machine Learning y Realidad Aumentada (RA), son protagonistas en esta fase, convirtiendo a los trabajadores del almacén en analistas de información más que en ejecutores de tareas.   

Se debe tener en cuenta que es posible que una compañía se encuentre en dos o más etapas del modelo y no necesariamente en orden. Un ejemplo puede ser una empresa que tenga unos procesos optimizados con RFID y otros todavía con códigos de barras.

Lo verdaderamente importante es que cada empresa obtenga la madurez indicada según su tipo de negocio y se debe aclarar, que no todos los tipos de negocio requieren del mismo nivel de madurez. Las compañías deben asesorarse de expertos en tecnología para que haya un acompañamiento en la identificación de los puntos que son realmente críticos para la operación y fijar un proyecto en conjunto que impulse al almacén a alcanzar su máxima eficiencia y productividad, basada en un modelo estructurado de optimización.

El modelo presentado puede ser una gran guía y por qué no, una invitación a que los negocios venzan los mitos de la modernización tecnológica y se lancen de una vez por todas al ruedo de la real eficiencia operacional en sus almacenes.